Est-ce que les municipalités ont le droit de facturer des frais pour la transmission de documents par courriel?

Avez-vous déjà demandé à votre ville d’avoir accès à des documents officiels? Est-ce que la municipalité vous avait chargé des frais pour la transmission de ces documents par courriel? Les municipalités ont le droit d’exiger le paiement de frais lorsque le citoyen demande la reproduction d’un document même lorsqu’il s’agit d’une numérisation.

Ainsi, le 20 décembre 2018, la Commission d’accès à l’information du Québec a rendu une décision confirmant le pouvoir des municipalités d’exiger des frais pour la transmission de documents par courriel.

Dans cette affaire, le demandeur conteste les frais qui lui ont été facturés par la municipalité suite à une demande d’accès pour obtenir des documents par courriel. Certains documents demandés sont disponibles gratuitement sur le site internet de la municipalité. Les autres documents sont uniquement disponibles en format papier, la municipalité n’ayant pas de système d’archivage informatisé de documents. Celle-ci doit donc numériser les documents pour les envoyer par courriel.

Est-ce que les municipalités sont tenues d’archiver leurs documents sur un système informatique?

Le demandeur argue que les frais pour l’envoi des documents par courriel ne devaient pas lui être facturés, estimant qu’il ne suffit que de quelques clics pour joindre le document à un courriel. Il estime que la gestion documentaire de la municipalité est archaïque en raison de l’absence de système d’archivage informatisé.

La Commission a finalement rendu une décision en faveur de la municipalité, estimant que celle-ci est en droit de facturer les frais relatifs à la reproduction de documents lorsqu’on lui demande de les envoyer par courriel. En effet, les documents ont fait l’objet d’une reproduction, soit par photocopie ou par numérisation, pour être transmis par courriel au demandeur. Le Règlement sur les frais permet aux municipalités de facturer la personne demandant la reproduction d’un document sans faire aucune distinction quant au support et au moyen de transmission du document, si bien que les tarifs sont applicables à l’envoi de documents par courriel.

La Commission rappelle également que les organismes publics ont l’obligation d’archiver les documents qu’ils détiennent, mais qu’ils n’ont aucune obligation légale de préconiser un système d’archivage informatisé.

 

Rappel relatif à la Loi favorisant la surveillance des contrats des organismes publics et instituant l’Autorité des marchés publics :

Le 25 mai 2019, de nouvelles dispositions de la Loi favorisant la surveillance des contrats des organismes publics et instituant l’Autorité des marchés publics entreront en vigueur. En prévision de ce changement législatif, les organismes publics doivent adopter un processus administratif de réception et d’analyse des plaintes relatives à leurs contrats publics.

 

Pour vous accompagner dans l’adoption d’un tel processus, nous vous invitons à communiquer avec l’un de nos avocats en droit municipal.

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